So führst du erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Ein Betrieb kann wie eine Maschine nur dann erfolgreich arbeiten, wenn alle Rädchen an ihrem jeweiligen Platz gut funktionieren. Hierzu muss eine Maschine allerdings regelmäßig gewartet und gepflegt werden, sonst geraten Prozesse ins Stocken und es entstehen Fehler. Genauso musst du dich als Personalverantwortliche:r um deine Mitarbeiter:innen kümmern, damit alles reibungslos läuft. Erfolgreich geführte Mitarbeitergespräche gewährleisten ein positives Betriebsklima und auf lange Sicht gesehen bessere Arbeitsergebnisse.

"Aus großer Macht folgt große Verantwortung"

Wer ein Unternehmen führt oder eine Abteilung leitet, hat auch Personalverantwortung. Hierzu gehört zwar auch immer ein gewisses Maß an Vertrauen in das eigenverantwortliche Arbeiten der Angestellten, allerdings sichert nur effektive Kommunikation langfristigen Erfolg und gute Arbeitsergebnisse jede:r Einzelnen.

Du hast es selbst in der Hand, in welchem Rahmen diese Kommunikation stattfindet – wie oft und mit welchen Ergebnissen. Durch deine Position bist du in der Verantwortung, für effektive Personalführung und -entwicklung zu sorgen.

Doch worauf sollte man bei Mitarbeitergesprächen achten und wie kann man sich optimal vorbereiten? Wir haben für dich die besten Tipps zusammengefasst.

"Ich spreche doch ohnehin jeden Tag mit meinen Angestellten"

Personalgespräche sind in vielen Betrieben ein rotes Tuch: Entweder fehlt die Zuständigkeit oder die Kompetenz, hier ein geregeltes Vorgehen zu entwickeln. Argumente wie Zeitmangel, Schwierigkeiten bei der Terminfindung oder schlichtweg die unterschätzte Notwendigkeit machen Personalgespräche egal welcher Art zur Mangelware.

Ein Mitarbeitergespräch hat viele Facetten: Hierbei kann es sich zum einen um ein klassisches Beurteilungsgespräch handeln, bei dem du Feedback gibst und ein vergangenes Projekt mit einem Angestellten besprichst.

Treten vermehrt Probleme oder Fehlverhalten auf, führst du ein Kritikgespräch, um Eskalationen vorzubeugen und Konflikte rechtzeitig aus dem Weg zu räumen.

Aber auch, wenn Aufgaben übertragen oder gemeinsame Aufgaben besprochen werden – Mitarbeitergespräche führst du tagtäglich. Unterschiedlich sind die jeweiligen Ziele, die du mit dem Gespräch verfolgst.

Nicht auf jedes dieser Gespräche musst du dich gesondert vorbereiten, aber vor allem bei Feedback- oder Kritikgesprächen solltest du vorab ein paar wichtige Dinge beachten.

Phase 1: Vorbereitung ist alles

Lege die Termine für die jeweiligen Gespräche rechtzeitig fest, damit dein Gegenüber die Möglichkeit hat, sich ausreichend darauf einzustellen. Bitte deine Mitarbeiter:innen vorab, die Inhalte des Gesprächs kurz umzureißen und sich Fragen zu notieren sowie Punkte anzusprechen, die sie im Rahmen des Gesprächs besprechen möchten.

Sorge rechtzeitig für die entsprechenden Räumlichkeiten, in denen die Gespräche in einem angenehmen Rahmen und ohne Störungen stattfinden können, und plane ausreichend Zeit für jedes Gespräch ein.

Ebenso wie deine Mitarbeiter:innen solltest du dich mit den nötigen Zahlen, Daten und Fakten für das Gespräch ausrüsten und eventuell anhand eines Gesprächsleitfadens Fragen und Themenpunkte vorbereiten.

Phase 2: Durchführung – worauf sollte ich achten?

Eine entspannte Gesprächsatmosphäre ist die Grundlage für eine von beiden Seiten als wertvoll empfundene Kommunikation. Sorge deshalb dafür, dass du ausreichend Zeit und einen ruhigen Raum zur Verfügung hast.

Ausreichend Zeit bedeutet auch: Niemand der Kolleg:innen soll in dieser Zeit stören, es werden keine Anrufe durchgestellt und auch der Blick auf das Handy oder die Armbanduhr sind tabu. So zeigst du deinen Mitarbeiter:innen Respekt und Wertschätzung – das Gespräch steht im Mittelpunkt und wird nicht zwischen Tür und Angel geführt. Handelt es sich um ein Kritik- oder Feedbackgespräch, sollte dieses unbedingt unter vier Augen geführt werden.

Zu Beginn solltest du die Ziele und die Inhalte des Gespräches klar umreißen. Während des Gespräches selbst ist aktives Zuhören das oberste Gebot – vermeide Monologe, in denen dein Gegenüber kaum zu Wort kommt.

Zudem ist es sinnvoll, die wichtigsten Punkte des Gespräches schriftlich festzuhalten. Das hilft dir im Nachhinein, den Gesprächsverlauf zu analysieren und die besprochenen Schritte bekommen eine höhere Verbindlichkeit für beide Seiten.

Deswegen ist es auch sehr wichtig, abschließend die vereinbarten Ziele, Maßnahmen oder Verbesserungsvorschläge nochmal zusammenzufassen. Das schafft Klarheit und sowohl du als auch dein Gegenüber wissen, was der jeweils andere erwarten kann.

Phase 3: Die Eindrücke verarbeiten

Dein Bauchgefühl sagt dir meistens schon unmittelbar nach einem Gespräch, wie es verlaufen ist. War es eher konstruktiv oder doch konfliktreich? Das Gesprächsprotokoll hilft dir im Nachhinein, den Gesprächsverlauf Revue passieren zu lassen und dich für die kommenden Gespräche vorzubereiten.

Was kannst du selbst vielleicht anders oder besser machen? Wo gibt es Lösungsansätze, bei denen du Kompromisse eingehen oder einen konstruktiven Vorschlag annehmen kannst? Wie kannst du deine Mitarbeiter:innen bei der Umsetzung der vereinbarten Ziele unterstützen?

Das alles gilt natürlich für beide Seiten, weshalb du deinen Mitarbeiter:innen das Protokoll zur Verfügung stellen solltest.

Kommunikation bedeutet Wertschätzung

Du siehst deine Mitarbeiter:innen täglich, plauderst vielleicht auch mal über Privates mit ihnen und triffst Absprachen über Projekte. Auch das ist Kommunikation, doch gezielt geführte Mitarbeitergespräche signalisieren, dass du dir als Verantwortliche:r für dein Personal Zeit nimmst.

Als Mitarbeiter:in will man ernst genommen werden – auch mit Sorgen und Problemen, die man im normalen Arbeitsalltag zwischendurch nicht so leicht bereden kann. So schaffst du den Rahmen für deine Angestellten, über Themen zu sprechen, die ihnen wichtig sind.

Egal, ob du fehlerhaftes Verhalten in einem Gespräch korrigierst, konkrete Konflikte besprichst oder positives Feedback gibst – indem du dir Zeit nimmst, bringst du deinen Angestellten Wertschätzung entgegen und sorgst so für eine höhere Motivation und Mitarbeiterbindung.

So kannst du auch mithilfe erfolgreicher Mitarbeitergespräche vergangene Projekte oder Leistungsabschnitte reflektieren, dir Feedback von deinen Mitarbeiter:innen einholen und somit für eine effektive Personalentwicklung gewährleisten.

Die wichtigsten Eckpunkte zu den einzelnen Phasen der Mitarbeitergespräche haben wir in einer praktischen Checkliste nochmals für dich zusammengefasst.