Als Mediaberater:in hast du keinen Schreibtisch-Job, sondern pendelst zwischen Büro-Tätigkeit und persönlichen Terminen bei deinen Kund:innen. Gerade zu Beginn einer so vielseitigen Tätigkeit kann der ein oder andere Termin einen sicher unter Druck setzen: Wie du hier zu mehr Routine gelangst, verraten wir dir in diesem Artikel.

Man kann es drehen und wenden, wie man will: Am Ende geht es in deinem Beruf um Menschen. Und Menschen brauchen den persönlichen Kontakt – ein Gesicht zu der Stimme am Telefon oder hinter den freundlichen E-Mails.

Aus eigener Erfahrung weiß jede:r, dass man Vertrauen vor allem dadurch festigen kann, dass man eine Person besser kennenlernt: Wie tickt mein Gegenüber? Hält sie oder er auch, was versprochen wurde? Kann ich mich auf sie oder ihn verlassen?

Du arbeitest als Verkäufer:in nicht mit faulen Tricks, sondern baust eine Beziehung zu deinen Kund:innen auf, die von Anfang an professionell und beständig gepflegt werden muss.

Eine routinierte Planung deiner Außentermine ist der Grundstein für ein erfolgreiches Meeting und gibt dir die Sicherheit, auch bei Neukund:innen nicht den ersten Eindruck zu verspielen.

Wir alle kennen solche Tage: Morgens zu spät dran, der Schlüssel hat sich irgendwo versteckt, dann fällt vielleicht noch etwas runter und geht kaputt – und am Ende steht uns der Stress förmlich ins Gesicht geschrieben. Souverän sieht anders aus.

Sicher darf es auch bei einem Termin mal „menscheln“, aber seien wir ehrlich: Einem Geschäftspartner/einer Geschäftspartnerin, der/die zu spät und unvorbereitet zu einem Termin erscheint, kann man nicht ohne weitere Bedenken die nächste Kampagne planen lassen, oder?

Schritt 1: Frühzeitige Planung

Frage die gewünschten Termine frühzeitig bei deinen Kunden an – wenn möglich zwei Wochen im Voraus. So hat jede:r von ihnen Zeit, sich darauf einzustellen – und gerade bei vielbeschäftigten Kundentypen garantierst du dir somit eher einen Platz im vollen Terminkalender.

Am Tag vor dem geplanten Termin (oder auch zwei bis drei Tage vorab) kannst du dich durch einen kurzen Anruf oder eine Mail nochmal in Erinnerung rufen – so wissen deine Kund:innen, dass du dich bereits gut vorbereitest und den Termin im Blick hast.

So hast auch du nochmal die Möglichkeit zu fragen, wo du am besagten Tag hin musst: Muss man sich eventuell am Empfang anmelden, gibt es Besonderheiten bei der Parkplatzsituation etc. Womit wir auch schon bei einem weiteren wichtigen Punkt wären: Plane deine Anreise (egal ob mit der Bahn, dem öffentlichen Nahverkehr oder dem Auto) vorab so, dass genug Zeit eingeplant ist für Unvorhergesehenes:

Stau, Baustellen, ein Zug fällt aus… Du tust dir selbst einen großen Gefallen, wenn du nicht abgehetzt ins Meeting stolperst, sondern dich vor dem Termin nochmal sammeln kannst und entspannt starten kannst. Hast du oder deine Kund:innen im Anschluss noch weitere Termine, solltest du vorab einen Zeitrahmen festlegen, in dem euer Treffen stattfindet.

So weißt du auch schon vorab, ob der Termin kurz und knackig wird, oder ob du dir bei bestimmten Themen Zeit lassen kannst. Nichts wäre unangenehmer, als das Meeting beenden zu müssen, bevor nicht das Wichtigste besprochen ist, weil deine Kund:innen anderen Verpflichtungen nachkommen müssen.

Schritt 2: Gut ausgerüstet

Gerade der erste Termin bei Neukund:innen sollte besonders gut vorbereitet sein: Erstelle dir einen Leitfaden oder nutze vorliegende Präsentationen und Infomaterial deines Senders. Das verschafft dir Handlungssicherheit und die häufigsten FAQs von Seiten der Kund:innen sind gleich von vornherein abgedeckt.

Ein Termin bei Bestandskund:innen kann zwar oft kurzfristiger angesetzt werden, allerdings solltest du dich auch hier gut vorbereiten: Wie liefen die letzten Aktionen? Gibt es Anknüpfungspunkte an ein vorangegangenes Treffen? Welche weiteren Kampagnen stehen im Jahresverlauf an? Was war generell bei deinen Kund:innen los? Hierdurch zeigst du Interesse und, dass du auf dem Laufenden bist. Ein großer Teil der Bestandkundenpflege besteht darin, die Bedürfnisse deiner Kund:innen im Blick zu haben und in Sachen Planung auch mal einen Schritt voraus zu sein.

So zeigst du, dass man sich auf dich verlassen kann. Neben dem Wissen, das du dir davor aneignest, solltest du auch mit dem üblichen Handwerkszeug ausgerüstet sein: Laptop, Tablet oder Smartphone, um Textkonzepte zu präsentieren oder um Spotbeispiele abzuspielen. Unser Tipp:

Bringe Neukund:innen das gesammelte digitale Material inklusive aller Beispieltexte und Spotbeispiele gebündelt auf einem USB-Stick mit. Mit deinem Senderlogo bedruckt hast du hiermit auch ein handliches und vor allem nützliches Werbegeschenk.

Schritt 3: Nachbereitung und Kundenpflege

Notizen während des Termins erleichtern dir die spätere Nachbearbeitung: Stichpunkte genügen, nur solltest du deine Eindrücke, Ideen und alles, was vereinbart wurde, sobald wie möglich ins Reine schreiben. Dies geht auch in Form einer E-Mail an deine Kund:innen: Bedanke dich für den netten Termin und halte fest, was besprochen wurde.

So hast du die Möglichkeit, nochmal Nachzufassen: Gibt es noch offene Fragen? Benötigst du noch weitere Informationen von deinen Kund:innen oder gibt es von Kundenseite noch ungeklärte Fragen? Das geschriebene Wort ist geduldig, das gesprochene oft sehr flüchtig.

Die E-Mail dient sowohl dir, als auch deinen Kund:innen als Gedächtnisstütze und oft schafft das Aufschreiben Klarheit und unberücksichtigte Punkte kommen ans Licht. Neben der Nachbearbeitung für deine Kund:innen kannst du dir noch deine ganz eigenen Notizen machen:

Gab es etwas an dem Termin, das nicht so gut gelaufen ist? Was kann beim nächsten Mal berücksichtigt werden, damit es besser klappt? Was ist gut gelaufen und wo kann man beim nächsten Termin oder Telefonat anknüpfen?

Wie mit den meisten Dingen ist die größte Arbeit am Anfang zu tun: Planung und Vorbereitung dauern länger als der eigentliche Termin. Mit der Zeit entwickelt hier jeder seine ganz eigene Routine und einmal vorbereitetes Material für Neukunden kannst du wiederverwenden.

Erst musst du also mehr Zeit in Vorbereitung und Planung stecken – mit mehr Erfahrung und Handlungssicherheit wird es dann weniger und du kannst dich voll und ganz auf das konzentrieren, was den Beruf unter anderem ausmacht: Den Kontakt zu unterschiedlichsten Menschen aus verschiedensten Branchen.