Telefonieren leicht gemacht

Diese sieben Tipps helfen dir dabei, deine Telefongespräche effizienter zu gestalten.

 

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Mai. 2022

Die E-Mails stapeln sich im Posteingang, die Kolleg:innen drängen zur Abgabe einer Präsentation und einige Kund:innen warten immer noch auf einen Rückruf. Um trotz all der Hektik Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten, lohnt es sich, Anrufe detailliert zu planen. Laut Zeitplanungs-Expert:innen spart jede Minute Planung drei Minuten bei der Ausführung der Tätigkeit. Ein deutlich entspannterer Arbeitstag ist die Folge.

Mit folgenden Vorbereitungstipps kannst du deine Telefongespräche besser koordinieren und effizienter gestalten:

Checkliste: Vorbereitung Telefongespräche

1. Erstelle eine Liste der Personen (mit Telefonnummer), die du heute anrufen möchtest.

  • Notiere dir kurz, warum du diese Person speziell sprechen möchten.
  • Wenn du ein Telefonat abgeschlossen hast, hake den Kontakt ab.
  • Wenn du die gewünschte Person nicht erreicht hast und an einem anderen Tag nochmals anrufen willst, schreibe den Anruf auf die neue Liste. Auf diese Weise vergisst du keine Anrufe, die du vielleicht versprochen hast.

2. Suche deine Unterlagen zusammen.

  • Überlege dir, welche Informationen du für den Anruf parat haben musst.

3. Bereite dir ein Skript vor.

  • Wenn du Informationen einholen willst, schreibe dir die Fragen auf, die du stellen willst. Damit vermeidest du weitere Anrufe, nur weil du eine bestimmte Frage vergessen hast.
  • Wenn du Informationen geben sollst, schreibe dir auf, welche Dinge du auf jeden Fall erwähnen möchtest.

4. Fasse die täglichen Anrufe zusammen. •

  • Im Allgemeinen braucht man mehr Zeit, um etwas Neues anzufangen, als für die tatsächliche Ausführung. Nehme dir also eine bestimmte Zeit vor, um die Anrufe zu tätigen. Natürlich hängt diese Zeit auch davon ab, wie dein Gesprächspartner zu erreichen ist.
  • Die Idee, dahinter ist, Anrufe als durchgehende Aktivität zu sehen, nicht als Reihe von Einzeltätigkeiten, die über den ganzen Tag verteilt sind.

5. Tätige die unangenehmen Anrufe zuerst. •

  • Fange mit den Anrufen an, vor denen dir am meisten graut, z.B. schlechte Nachrichten für deinen Kunden oder ein Anruf wegen noch ausstehender Zahlungen.
  • Wenn du dir diese Anrufe nämlich für zuletzt aufhebst, trödelst du unbewusst bei den übrigen Anrufen.

6. Sorge dafür, dass dein Telefon betreut wird, während du telefonierst.

  • Wenn du also selbst anrufst, müssen die eingehenden Anrufe auf ein anderes Telefon oder den Anrufbeantworter umgeleitet sein. Es darf nicht vorkommen, dass du jemanden anrufst und ihn dann in die Warteschleife legen musst, weil ein anderes Gespräch hereinkommt!

7. Führe über die Gespräche Buch.

  • Halte das Datum, Namen und Durchwahl des Gesprächspartners fest, und was besprochen wurde. Ausführliche Notizen werden dir bei weiteren Gesprächen von Nutzen sein.

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