Rätselst du noch oder briefst du schon?

Wie Briefing und Rebriefing dir zu einer besseren Kundenkommunikation verhelfen kann.

Kunde ist nicht gleich Kunde und Anfrage nicht gleich Anfrage. Letztlich sollte aber trotz aller Unterschiede das gleiche Ergebnis erzielt werden: Ein erfolgreich abgeschlossener Auftrag.

Um von den unterschiedlichen Ausgangspositionen dorthin zu gelangen, sind verschiedene Schritte nötig, zu denen auch das Briefing und Rebriefing gehören.

Denn diese Maßnahmen sollen dabei helfen, genau herauszufinden, was der Kunde will und wie man ihm am besten dabei unter die Arme greifen kann. Angebote können so besser auf den Kunden zugeschnitten werden und erhöhen damit auch deren Erfolgschance.

Grundsätzlich gilt: Jede Kontaktaufnahme des Kunden ist bereits ein erstes Briefing an dich. Denn ein Briefing wird schlicht und einfach als "eine kurze Besprechung, in der jemandem, der eine bestimmte Aufgabe ausführen soll, Informationen darüber erhält, was dabei zu beachten ist" definiert.

Was will der Kunde von dir? Was für Leistungen und Ergebnisse erwartet er? Welche Vorgaben für ein Angebot gibt es? Das sind die grundsätzlichen Fragen, die im ersten Briefing geklärt werden sollten.

Dieses Briefing des Kunden kann schriftlich, telefonisch oder auch persönlich stattfinden und fällt oft unterschiedlich detailliert aus: Die Informationsdichte variiert von “Wir brauchen da mal Werbung” bis zu konkreten Angaben bezüglich der Art, Zielgruppe, Umfang, Budget, etc. des gewünschten Werbeauftrags. Zumeist aber sind die Informationen aus dem ersten Briefing unvollständig und lassen Fragen offen, was das Rebriefing auf den Plan ruft:

Jetzt ist also eine aktive Teilnahme deinerseits am Briefing-Prozess notwendig, damit letztendlich beide Seiten, also Auftraggeber und -nehmer, die gleiche Vorstellung vom Auftrag haben.

Auch potenzielle Probleme können so bereits offengelegt werden, auf die man als Angefragter dann eingehen und gegebenenfalls beratend tätig werden kann.

Ziele von Briefing und Rebriefing 

• Aufgabenstellung klären
• Hauptkriterien des gewünschten Angebots herausstellen
• Budget eingrenzen
• Zeitplan festlegen
• Projektorganisation planen
• Verantwortliche und Ansprechpartner bestimmen

Durch die Bearbeitung bzw. Besprechung dieser einzelnen Elemente können und sollten alle Unklarheiten bezüglich der Anfrage aus dem Weg geräumt werden, sodass anhand der Ergebnisse ein passendes Angebot erstellt werden kann.

Aus den Ergebnissen des (Re-) Briefings kann zudem auch ein Projektplan erstellt werden, der alle weiteren Schritte der Zusammenarbeit regelt.

Ein Briefing richtig gestalten

• passendes Projektteam zusammenstellen
• Checkliste erstellen: Was will ich wissen? Welche Informationen fehlen?
• Besprechung protokollieren
• vorangegangene (Re-)Briefings reflektieren
• Aufgaben- und Zielstellung formulieren
• Ergebnisse produzieren: Auftrag konkretisieren, gegebenenfalls Maßnahmen/Lösungen empfehlen
• Auftraggeber über die Ergebnisse bzw. Entwicklungen informieren und um Freigabe bitten

Nach einer gelungenen Durchführung von (Re-)Briefings sollten sich also beide Seiten auf ein passendes Angebot geeinigt haben, das dann im weiteren Verlauf konkretisiert, geplant und umgesetzt werden kann.

Die Maßnahme soll außerdem als Hilfestellung dienen, um mit dem Kunden zielsicher zu kommunizieren und dabei konkrete Fortschritte zu erzielen. 

Also: Nicht länger rätseln, was der Kunde will, sondern lieber gleich ordentlich briefen – zur gegenseitigen Zufriedenheit!