Professionell telefonieren – 7 einfache Tipps

Telefonieren ist eine Kunst für sich: Immerhin ist der Kontakt nicht unmittelbar, wie bei einem Termin vor Ort. Nicht jedem liegt das Telefonieren gleichermaßen – das gilt natürlich auch für deine Kund:innen. Mit diesen einfachen Tipps kannst du gut gewappnet in den nächsten Telefontermin gehen.

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Sep. 2022

Gestik und Mimik 

Ein gewinnendes Lächeln, eine entspannte Haltung beim Sitzen, ein fester Händedruck – bei einem Termin vor Ort gewinnen deine Kund:innen schon vom ersten Augenblick an einen bestimmten Eindruck von dir. 

Gesten und Gesichtsregungen erfolgen meist unterbewusst und werden vom Gegenüber erwidert oder auch nicht – deutliche Zeichen, an denen du den Verlauf eines Gespräches ablesen und entsprechend reagieren kannst. 

Und am Telefon? Bleibt von alldem nur noch eins übrig: Deine Stimme. Wer dich als Ansprechpartner:in deines Senders noch nicht kennt, gewinnt somit den ersten Eindruck allein über das Gesagte und den Klang deiner Stimme. 

Was auf den ersten Blick als Nachteil scheint, kannst du durch ein paar einfache Tricks in einen Vorteil verwandeln, sodass ein Termin am Telefon genauso erfolgreich verlaufen kann, wie direkt bei Kund:innen in deren Geschäftsräumen oder bei dir im Sender. 

1. Termin ausmachen 

Einfach anrufen und auf ein langes, gewinnbringendes Gespräch hoffen? Kann klappen, muss aber nicht. Genau wie für einen Termin vor Ort, solltest du für ein intensives Erstgespräch einen Termin vereinbaren. 

So überrumpelst du deine Kund:innen nicht und gibst dir Zeit, sich mit Fragen und Hintergrundinfos vorzubereiten. 

2. Vorbereitung 

Um es deinem Gegenüber leichter zu machen, kannst du wichtige Unterlagen, Links und Infomaterial vorab per E-Mail zusenden – natürlich, nachdem du deine Kund:innen vorab um Erlaubnis gefragt hast. 

Halte die Informationen kurz und bündig und gebe am besten eine Lesedauer an: „Die Unterlagen, die ich Ihnen sende, können Sie innerhalb von 10 Minuten durchsehen – es wäre schön, wenn Sie sich hierfür die Zeit nehmen, damit wir beim Termin gleich loslegen können.“ 

Erstelle dir vorab am besten einen Leitfaden für das Gespräch mit allen wichtigen Punkten, die du klären möchtest, mit allen relevanten Fragen und Eckdaten.

3. Haltung annehmen 

Bevor es losgeht, solltest du „Haltung annehmen“: Aufrecht sitzen (oder wenn möglich sogar stehen), entspannte Schultern, eine generell offene Körperhaltung – all das wirkt sich positiv auf deine Stimme und deine akustische Ausstrahlung aus. 

Die aufrechte Haltung gibt dem Brustkorb den nötigen Freiraum und deine Stimme kann sich besser entfalten – außerdem macht das aufrechte Sitzen auch etwas mit deinem Kopf: Du nimmst eine starke Position ein, die sich durch deine Körper- auch auf Ihre Geisteshaltung überträgt.

4. Lächeln 

Auch, wenn dein Gegenüber dich nicht sehen kann: Den Unterschied eines Lächelns hört man in jedem Falle deutlich. Mache ruhig den Test und nehme deine Stimme mit dem Handy auf – einmal mit, einmal ohne Lächeln. 

Neben dem positiveren Klang deiner Stimme sorgt ein Lächeln (genau wie die aufrechte Haltung) auch gleichzeitig für eine positive Stimmung im Kopf und du gewinnst an Ausstrahlung.

5. Aufmerksamkeit signalisieren 

Sind deine Kund:innen gerade am Reden, solltest du sie natürlich nicht unterbrechen. Um Aufmerksamkeit zu signalisieren, kannst du hin und wieder ein zustimmendes „Mhm“ oder ein „Ich verstehe“ mit einbringen – so weiß dein Gegenüber, dass du noch in der Leitung bist und aufmerksam zuhörst.

6. Notizen machen 

Es ist von großem Vorteil, sich während des Telefonats Notizen zu machen. Einerseits, um im Verlauf des Gespräches nicht den Faden zu verlieren und wichtige Fragen nicht zu vergessen, andererseits, um nach dem Gespräch das Besprochene nochmal zu reflektieren. 

So musst du deine/n Gesprächspartner:innen auch nicht unterbrechen, sondern kannst einen Gedanken schriftlich festhalten, bis sich wieder eine Gelegenheit für dich ergibt, zu reden und etwas zu fragen.

7. Nachbereitung 

Nach einem Termin kannst du dich am nächsten Tag nochmal bei deinen Kund:innen melden – am besten mit einer E-Mail: Fasse das Besprochene zusammen und erwähne, was nun die nächsten Schritte sind. 

Hast du noch Ideen besprochen oder interessante, weiterführende Informationen, kannst du diese der E-Mail beifügen. Erkundige dich außerdem nach offenen Fragen auf Kund:innenseite oder stelle Fragen, die auf deiner Seite noch offen sind. 

Wenn man ein Gespräch erst Mal „sacken lassen“ konnte, besteht oft noch ein Bedarf, bestimmte Punkte nachzuschärfen. 

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