Nachhaken ohne zu Nerven: Der Follow-Up-Leitfaden

Sicher kennst du die Situation: Du schreibst jemandem eine Mail mit einem Vorschlag, einer Bewerbung oder einem Manuskript mit der Bitte um Feedback, klickst auf “senden” - und hörst tagelang oder gar wochenlang nichts von dem Empfänger. Mit etwas Feingefühl und der richtigen Formulierung werden solche Follow-Up-Mails, die an Kunden versandt werden, um bezüglich eines vorangegangenen Austausches nachzufassen, zum Klacks.

Freepik © romeo22
Sep. 2022

Sicher kennst du die Situation: Du schreibst jemandem eine Mail mit einem Vorschlag, einer Bewerbung oder einem Manuskript mit der Bitte um Feedback, klickst auf “senden” - und hörst tagelang oder gar wochenlang nichts von dem Empfänger. Genauso kann es nach Telefonaten oder dem persönlichen Austausch passieren, dass du lange keine Rückmeldung erhältst. Ungeduldig wartest du auf eine Antwort und fragst dich dabei, wann der richtige Zeitpunkt ist, um noch einmal nachzuhaken.

Dass es hierbei meistens keine feste Deadline gibt und die angemessene Reaktionszeit subjektiv ist, macht das Nachhaken immer ein bisschen schwierig. Der eine sitzt nach einer Woche bereits auf heißen Kohlen, der andere empfindet eine Reaktionszeit von zwei Wochen als normal. Du willst dein Gegenüber natürlich keinesfalls unter Druck setzen, wenn die Person vielleicht momentan sowieso schon bis über beide Ohren in Arbeit steckt. Denn sein Gegenüber zu nerven, ist nicht gerade förderlich für eine positive Geschäftsbeziehung.

Mit etwas Feingefühl und der richtigen Formulierung werden solche Follow-Up-Mails, die an Kunden versandt werden, um bezüglich eines vorangegangenen Austausches nachzufassen, zum Klacks. 

 

1. Eine gelungene Einleitung ist die halbe Miete

Egal ob du mit deiner Follow-Up-Nachricht Leads generieren, Deals abschließen, dich bedanken oder dir schlichtweg Informationen einholen möchtest - damit deine Mail geöffnet und dir geantwortet wird, solltest du dafür sorgen, dass der Empfänger Interesse an deiner E-Mail bekommt und diese nicht einfach überliest.

Bestimmt hast du diese und ähnliche Formulierungen selbst schon zur Genüge erhalten oder versendet: 

  • “Ich wollte mich nur nochmal erkundigen, ob…”
  • “Ich wollte nur eben nachfragen, ob…”

So beginnen typische Follow-Up-E-Mails. Mit solchen vorsichtigen Formulierungen erweckst du jedoch nur selten die Aufmerksamkeit des Empfängers, da diese unoriginell sind und schnell im Postfach untergehen. Aufgrund der unzähligen E-Mails, die viele Kunden heutzutage erhalten, solltest du in deinen Nachrichten auf Persönlichkeit setzen. Erwähne gleich anfangs den Kontext, in dem eure letzte Kommunikation oder Interaktion stattgefunden hat. Wenn der Empfänger sich an dich erinnert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass er dir antwortet. Außerdem beugst du Missverständnissen vor, wenn du gleich klar machst, wer du bist und wieso du die Person kontaktierst. 

Versuche es doch mal mit folgenden einleitenden Formulierungen:

  1. “Wir haben uns vor zwei Wochen bei [Event]/in [Ort] getroffen und dort bereits über das Thema [...] gesprochen.” 
  2. “Ich melde mich bei Ihnen, weil ich Ihnen am [Datum] eine Mail zum Thema [...] geschickt habe.”
  3. “Bei unserem Telefonat am [Datum] haben wir uns über das Thema [...] ausgetauscht.”

Mit ein paar Kontextinformationen kann dein Gegenüber dich besser einordnen und  die Wahrscheinlichkeit für eine Antwort erhöht sich.

 

2. Die richtige Betreffzeile wählen

Formuliere die Betreffzeile am besten erst, wenn du deine Mail fertig geschrieben hast. Dadurch wird es dir leichter fallen, eine aussagekräftige Betreffzeile zu finden, die den Inhalt der Nachricht widerspiegelt. 

Eine Studie, die HubSpot anhand von 6,4 Millionen E-Mails durchgeführt hat, ergab folgende Ergebnisse: 

  • Bei E-Mails mit vagen Ausdrücken wie “Jetzt schnell lesen” sank die Öffnungswahrscheinlichkeit um 17%. Nutze also lieber konkrete Zahlen und Zeitangaben.
  • Verwende Wörter, die eine gewisse Dringlichkeit vermitteln, z.B. “Anrufankündigung für morgen”. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass deine Mails geöffnet werden um ganze 10%.
  • Probiere es doch mal aus, die Betreffzeile einfach wegzulassen. Richtig gelesen! E-Mails ohne Betreffzeile werden 8% wahrscheinlicher geöffnet, da sie aus der Masse herausstechen. 

 

3. Der Ton macht die Musik

Es gibt einige weitere Tipps und Vorschläge zu beachten, wie du bei deinem Gegenüber nachhakst, ohne dieses zu sehr unter Druck zu setzen und eure Geschäftsbeziehung zu gefährden.

  • Vermeide anklagende Formulierungen wie beispielsweise “Sie haben immer noch nicht auf meine E-Mail geantwortet” oder “Ich warte nach wie vor auf Ihre Antwort”. Das löst nur ein schlechtes Gewissen aus. 
  • Leite stattdessen lieber erneut die Mail an die adressierte Person weiter und frage höflich nach, ob die Mail ankam oder eventuell im Spam-Ordner gelandet ist. Auch wenn die Chancen, dass dir so geantwortet wird, relativ hoch sind, solltest du dir darüber im Klaren sein, dass diese Taktik ziemlich durchsichtig ist und ebenfalls ein schlechtes Gewissen auslösen könnte.  
  • Du kannst dich auch erkundigen, wie der Stand der Dinge ist und gleichzeitig einen Anruf ankündigen. “Hatten Sie bereits die Gelegenheit, sich meinen Vorschlag anzusehen? Ich rufe Sie hierzu nächsten Dienstag an und freue mich auf Ihr Feedback!” Mit einer Anrufankündigung übst du sanften Druck aus. Viele bevorzugen den Mailaustausch und werden dir darum umgehend antworten.
  • Besonders geschickt ist es, deine Follow-Up-Mail mit neuen, relevanten Informationen zu bereichern. So bringst du dich in Erinnerung und lieferst gleichzeitig einen Mehrwert für dein Gegenüber.
  • Wenn du auf eine zeitnahe Antwort angewiesen bist, weil sich eine Deadline nähert, lasse das dein Gegenüber wissen und informiere es höflich, dass sich ein Zeitfenster, z.B. eine Anmeldefrist schließt. 

Zu viele Follow-Ups an denselben Adressaten zu versenden, kann nerven und dem Ruf deines Unternehmens schaden. Statt unzähliger Follow-Up-Mails ist es effektiver, den Kommunikationskanal zu wechseln: Vermittle deine Nachricht via Twitter, LinkedIn oder XING. Außerdem hilft es, deine Follow-Up-Mails weniger als Herausforderung zu betrachten, sondern vielmehr als Chance, mit ein paar Tipps und Tricks deine Öffnungs- und Konversionrate zu steigern.


Du hast noch Fragen? – wir beraten und unterstützen dich gerne! Für mehr Informationen wende dich einfach an info@broadcast-future.de. 

Broadcast-Future Medien- und Rundfunkservice GmbH | Hoppestraße 7 | 93049 Regensburg