Mitarbeiter-Onboarding – wie funktioniert neue Einarbeitung?

Wie sich neue Mitarbeiter:innen dank gelungenem Onboarding vom ersten Tag an wohlfühlen

 

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Von RedaktionJan. 2023

Erinnerst du dich noch an deinen ersten Arbeitstag im Job? Vielleicht hast du hiervon schon mehrere erlebt: Man ist aufgeregt, alles ist neu, die Aufgaben und was man alles überblicken und wissen muss, sind am Anfang schier überwältigend. Auf der anderen Seite hast du vielleicht auch schon mal einen neuen Mitarbeiter in deinem Team begrüßt, die Einarbeitung übernommen und Aufgaben erklärt. Wie Mitarbeiter-Onboarding immer gut funktioniert, haben wir in diesem Beitrag für dich zusammengefasst.

 

„Hallo, ich bin neu hier!“

Jeder war schon mal der oder die Neue im Job. Bis man sich eingearbeitet und Routine entwickelt hat, vergeht die Zeit wie im Flug und bald gehört man auch schon zum Team und arbeitet dann vielleicht schon den nächsten neuen Mitarbeiter im Team ein.

Vielleicht hast du es aber auch schon mal anders erlebt: Am ersten Tag im neuen Job herrschte vielleicht Chaos, keiner fühlte sich zuständig, nichts war vorbereitet und deine Aufgaben hat dir auch niemand so erklärt, dass du Handlungssicherheit bekämst. So sollte es natürlich nicht laufen.

Mitarbeiter-Onboarding kann wie jedes andere Projekt im Voraus geplant und gut vorbereitet werden, wenn man sich über ein paar Abläufe Gedanken macht.

 

1. Information und Zuständigkeit

Wenn ein neues Teammitglied an Bord kommt, ist viel zu organisieren. Wichtig ist, dass es einen Ansprechpartner gibt, der für Fragen zuständig ist. Wenn dies noch nicht der Fall ist, solltest du überlegen, wer die Einarbeitung und deren Vorbereitung am effektivsten übernehmen kann.

Der oder die Zuständige sollte (ebenso wie das gesamte Team) so früh wie möglich über die Ankunft und die Aufgabenbereiche des Neuankömmlings informiert werden, damit jeder sich darauf einstellen kann.

 

2. Arbeitsplatz und Basics

Erstelle eine praktische Checkliste für alle wichtigen Basics, die jeder Mitarbeiter für den Arbeitsalltag benötigt.

Hierzu gehört natürlich der Arbeitsplatz an sich – sind alle Arbeitsmaterialien ausreichend vorhanden? Müssen Computer oder Telefon noch eingerichtet oder aufgesetzt werden?

Womit wir schon beim nächsten Punkt wären: Welche Zugänge, Passwörter oder Accounts benötigt das neue Team-Mitglied? Wahrscheinlich arbeitest du mit verschiedenen Online-Tools oder Programmen, die deinen Arbeitsalltag strukturieren und zu denen jeder Mitarbeiter den Zugang benötigt.

Im Idealfall sollten Mail-Adresse, Telefon sowie sämtliche Zugänge schon im Vorfeld angelegt werden – das spart Zeit und die eigentliche Einarbeitung kann rascher angegangen werden. Handelt es sich um einen neuen Mitarbeiter mit Aufgaben im Verkauf oder Außendienst, solltest du auch das Drucken neuer Visitenkarten, Namensschilder oder Ähnlichem auf keinen Fall vergessen.

 

3. Unternehmen „offline“

“Wer sind meine neuen Kollegen? Wer macht was? Und wo ist eigentlich die Kantine?“

Bevor das eigentliche Arbeiten richtig beginnt, musst du dafür sorgen, dass der oder die Neue alles gezeigt bekommt: Sämtliche relevante Räume und Büros, wo man Arbeitsmaterial herbekommt, wo Küche oder Kantine zu finden sind oder eventuell auch, wo in nächster Nähe Möglichkeiten zum Essengehen oder Einkaufen sind für die Mittagspause.

Dinge zu zeigen, zu erklären und deinen neuen Kollegen alle anderen Personen vorzustellen hilft ihnen, sich zu orientieren und vermittelt Sicherheit.

 

4. Unternehmen „online“

Bei den meisten Unternehmen sind Arbeitsabläufe und das Tagesgeschäft eng mit moderner Technik verbunden – interne Kommunikation verläuft über Mail oder Gruppenchats, eventuell wird sogar geskypt.

Wie in deinem Unternehmen kommuniziert wird, welche Online-Tools oder Datenbanken genutzt werden, solltest du im nächsten Schritt erklären. Hast du vielleicht ein umfassendes Unternehmens-Wiki parat, in dem Abläufe oder Tätigkeitsfelder erklärt werden?

Sollte dies nicht der Fall sein, wäre zu überlegen, ob das Verfassen schriftlicher Anleitungen nicht vielleicht doch sinnvoll wäre. Überlege mal: Was in so kurzer Zeit an umfassenden Informationen weitergegeben wird, soll im Anschluss meist auch schon vom Team-Zuwachs angewendet werden.

Anleitungen oder Checklisten vereinfachen die Einarbeitung, denn hier können neue Teammitglieder nachlesen oder nachschlagen. Ebenso kann sich hier jeder seine individuellen Notizen während der Einarbeitung selbst vermerken.

 

5. Die eigentlichen Aufgaben

Wenn Arbeitsplatz und Accounts eingerichtet sind, das Team vorgestellt und auch sonst alles Grobe erklärt wurde, geht es ans Eingemachte: Die eigentlichen Aufgaben. Hierbei ist es wichtig, dass die Aufgabenfelder von einem erfahrenen Mitarbeiter vermittelt werden.

Umfassend erklären kann nur, wer auch umfassendes Wissen in einem Bereich besitzt. Sollte innerhalb des Jobs eine Nachfolge angetreten werden, bietet sich eine zwei- bis dreiwöchige Übergangsphase an, in der der bald scheidende den neuen Mitarbeiter anlernt.

Wenn hierzu keine Möglichkeit besteht, sollten Abläufe und Arbeitsschritte innerhalb der betreffenden Stelle unbedingt schriftlich festgehalten werden.

Gerade in kleinen Unternehmen sind Stellen oft nur von einer Person besetzt, die in dem jeweiligen Bereich Experte ist. Kommt es hier zu einem Wechsel, können ohne gründliche Übergabe Informationen und Wissen verloren gehen.

 

„Ach was, das kommt doch dann ohnehin alles von selbst!“

Die Vorteile einer gut strukturierten Einarbeitung sollte dir hier bewusst sein: Wenn man neu ist, will man einen guten Eindruck machen. Aber auch dein Unternehmen sollte auf die neuen Mitarbeiter einen gut organisierten und routinierten Eindruck machen.

Davon auszugehen, dass ein neues Teammitglied alles via „learning by doing“ meistern wird, erspart dir und deinen Kollegen zwar Zeit, die sonst in Vorbereitung und Einarbeitung investiert werden würde.

Aber jemanden willkommen zu heißen und ihn von Anfang an dabei zu unterstützen, sich im neuen Umfeld wohl zu fühlen und mit allem Notwendigen (Wissen sowie Arbeitsmaterialien) ausgestattet zu sein, signalisiert Wertschätzung und Respekt.

Mitarbeiter, die sich in einem Betrieb gut aufgenommen fühlen und rasch Handlungssicherheit in ihren neuen Aufgaben gewinnen, sind für das Unternehmen langfristig gesehen wertvoller.

 

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