Der richtige Umgang mit Kundendaten: Datenschutz für Mediaberater:innen

Der Datenschutzbeauftrage Christian Volkmer von Projekt 29 beantwortet im Interview mit BROADCAST-FUTURE Fragen zum Thema „Mediaberatung und Datenschutz“

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Mai. 2022

Einen neuen Werbekunden identifizieren, Kontakt zu ihm aufnehmen, ihn als Kunden gewinnen und pflegen: Dies sind Stationen des Customer-Life-Cycles.

Doch wie muss der/die Mediaberater:in mit den dabei gesammelten Kundendaten bezüglich der Speicherung und Weitergabe unter Datenschutzaspekten umgehen?

Antworten darauf soll Christian Volkmer, der geschäftsführende Inhaber der Projekt 29 Gruppe liefern. Die Firma ist noch zu seiner Studentenzeit 1996 im IT-Umfeld als Beratungsfirma gegründet worden und bietet ihren Kunden heute Dienstleistungen zu den Themen Datenschutz, Informationssicherheit, IT-Zertifizierung und mehr. Das Unternehmen zählt zu den größten Bereitstellern von externen Datenschutzbeauftragten im DACH-Raum.

Broadcast-Future: Welche Aspekte des Datenschutzes gibt es für den Vertrieb bei der Akquise von Neukund:innen zu beachten?

Christian Volkmer: 

Es spielen hier nicht nur Datenschutznormen eine Rolle, sondern zunächst einmal auch das UWG, das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb. Jeder, ob Endverbraucher oder Unternehmer, soll vor Werbung, die nicht erwünscht ist, geschützt werden. Dabei sind die Regelungen des UWG zum Schutz des Endverbrauchers im § 7 des UWG schärfer als die Bestimmungen bezüglich der Werbeansprache an Unternehmen. Damit geht das Gesetz lockerer um: Für eine erlaubte Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen im Rahmen einer Kaltakquise genügt das vermutete Interesse des Unternehmens an der beworbenen Dienstleistung.

Datenschutzrechtlich sind in diesem Zusammenhang die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz relevant, die sich mit dem Schutz von personenbezogenen Daten beschäftigen. Diese Daten erhält der Mediaberater oder die Mediaberaterin zum Beispiel durch die Übergabe einer Visitenkarte oder beim ersten persönlichen Gespräch vor Ort oder am Telefon. Hier hat der Mediaberater oder die Mediaberaterin den Werbekunden in Kenntnis zu setzen, wie und warum seine persönlichen Daten im Rahmen der entstehenden Geschäftsbeziehung weiterverarbeitet werden. Dieser Informationspflicht kann der Mediaberater dann – ohne alles im Detail erklären zu müssen – z.B. ganz pragmatisch dadurch nachkommen, indem er auf die Datenschutzangaben auf der Webseite des Senders bzw. Vermarkters hinweist, oder ihm diese per E-Mail zukommen lässt. Dies ist aber nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern über den rechtlichen Aspekt hinaus ja auch eine Gelegenheit, Verbindlichkeit sowie Transparenz zu zeigen und Vertrauen in der Kundenbeziehung aufzubauen.

Broadcast-Future: Auf welchen DSGVO-konformen Wegen können Mediaberater:innen mit ihren Kund:innen kommunizieren?

Christian Volkmer: 

Die gute Nachricht ist, dass alle Formen der Kommunikation oder Kontaktaufnahme DSGVO-konform sein können, entscheidend ist dabei deren Ausgestaltung. 

Nehmen wir die E-Mail: Zum Versand einer E-Mail an einen Geschäftspartner braucht der Vertriebsmitarbeiter entweder dessen explizite oder doch wenigstens konkludente Einwilligung, etwa durch den Erhalt einer Visitenkarte auf einer Messe mit dem Wunsch, weitere Informationen zu erhalten. Oder der Betreffende hat selbst ein Informationsangebot entdeckt und in einem Double-Opt-In-Verfahren sein Einverständnis mit dem Erhalt von E-Mails erklärt, wie es beim Versand eines Newsletters üblich ist. Handelt es sich um einen Bestandskunden, kann man auch aus früheren Bestellungen das Interesse an neuen Angeboten gleicher oder ähnlicher Art mutmaßen und damit E-Mails erlaubt zusenden.

Eine unstrukturierte Massen-E-Mail, die an Mail-Adressen versendet wird, die man irgendwo im Internet eingekauft hat, ist keinesfalls eine Methode, die wettbewerbsrechtlich oder unter den Gesichtspunkten des Datenschutzes oder des Telekommunikationsgesetzes rechtens ist.

Was Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Telegram angeht, kann man diese beispielsweise für terminliche Abstimmungen nutzen. Von geschäftsbegründeten Vorgängen, wie Angebotsversand etc., ist aber auf diesen Kommunikationswegen abzuraten, da diese nicht den gesetzlichen Archivierungsverpflichtungen bei einer Geschäftsbeziehung genügen und dies in einer Nachweissituation problematisch wird.

Broadcast-Future: Gehen wir ein Stück weiter im Vertriebsprozess, indem nun die Daten des Kunden zur Erstellung von Angeboten etc. vom Mediaberater/von der Mediaberaterin abgelegt werden.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um personen- und firmenbezogene Daten des Werbekunden nach Maßgabe des Datenschutzes abzuspeichern?

Christian Volkmer: 

Die DSGVO kennt dazu 3 Möglichkeiten:

Die sicherste Situation ist: Es liegt eine Einwilligung des Betreffenden vor, sei es durch den Haken in einem Formular oder durch eine andere Bestätigung im Laufe des Vertriebsprozesses.

Die zweite mögliche Ausgangslage besteht darin, dass die Datenspeicherung für das Weiterführen des Vertriebsprozesses und der Vertragserfüllung zwingend nötig ist. In diesem Fall erlaubt die DSGVO per Gesetz die Abspeicherung der Kundendaten. Dies ist sicherlich für die typischen Geschäftssituationen, die eine Mediaberaterin erlebt, die häufigste Grundlage für die erlaubte Speicherung der Kundendaten. 

Die dritte Möglichkeit basiert auf dem Begriff des „Berechtigen Interesse des Betroffenen“.

Wenn das Interesse des Vetriebsmitarbeiters, die Daten zu speichern, gegenüber dem Interesse des Betroffenen, dass keine Speicherung erfolgt, stärker wiegt, so ist die Speicherung nach der DSGVO erlaubt, solange dem Betroffenen dadurch kein Schaden entsteht.

Broadcast-Future: Macht es für den Datenschutz hinsichtlich der Informationspflicht und der Datenspeicherung und -weitergabe einen Unterschied, ob der/die Mediaberater:in als Angestellte:r oder selbständige:r Vertriebspartner:in des betreffenden Senders/Vermarkters agiert?

Christian Volkmer:

Die DSGVO gilt für angestellte Mediaberater gleichermaßen wie für selbständige Mediaberater. Nur tritt nun mit dem selbständigen Vertriebsmitarbeiter ein eigens verantwortliches Subjekt hinzu, das für sich diese DSGVO-Pflichten erfüllen muss. Er muss also im Geschäftsprozess seine eigenen Datenschutzbestimmungen vorhalten, diese dem Kunden zugänglich machen und insbesondere auf die Datenweitergabe an den eigenständigen Geschäftspartner, also den Sender oder Vermarkter, im Rahmen der Vertragserfüllung hinweisen.

Außerdem benötigt der selbständige Mediaberater eine eigene Infrastruktur, die die Daten DSGVO-konform verwahrt. So darf es also beispielsweise nicht sein, dass die personenbezogenen Kundendaten etwa auf einem Laptop abgelegt werden, den die gesamte Familie des Vertriebsmitarbeiters benutzt.

Broadcast-Future: Zum Lebenszyklus einer Kundenbeziehung gehört aber auch das Ende der Geschäftsbeziehung.Was müssen Mediaberater:innen in dieser Situation beachten?

Christian Volkmer:

Mediaberater sollten schon möglichst früh daran denken, dass die personenbezogenen Daten des Kunden irgendwann mal entfernt werden müssen.

Die DSGVO formuliert dazu klar das Recht des Betroffenen auf Löschung seiner Daten.

Die Daten dürfen aufgrund des Datensparsamkeitsgebotes nicht länger als nötig gespeichert werden. Für die Dauer der Speicherung gilt es bei laufenden wie bei endenden Geschäftsbeziehungen die steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten, die in der Regel 6 bis 10 Jahre betragen. Hier benötige ich als Sender und Mediaberater also einen Workflow, der mich daran erinnert, dass die jeweilige Geschäftsbeziehung und die dazugehörigen Daten nun die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sodass man diese Daten selektieren und löschen kann.

Daher gibt es bei der Prüfung durch die Datenschutzbehörden schon regelmäßig die Frage, ob es ein Löschkonzept für die personenbezogenen Daten gibt.

Broadcast-Future: Gibt es im Hinblick auf den Datenschutz und seine Relevanz für die Mediaberatung Trends, die ein:e Vertriebsmitarbeiter:in im Auge behalten sollte?

Christian Volkmer:

Wir alle leben heute in einer Welt, die sich digital rasant weiterentwickelt.

Bei all den neuen Online-Tools und Cloudlösungen sowie der Nutzung von Social-Media-Diensten tun Sender, Vermarkter und ihre Vertriebsmitarbeiter gut daran, frühzeitig darauf zu schauen, wo die Anbieter dieser Lösungen sitzen, ob diese korrekte Datenschutzerklärungen haben und die Datenübertragung dorthin zulässig ist. Auch auf die Datensicherheit und eine etwaigen Datenrückholung oder -wiederbeschaffung sollte bei der Auswahl der digitalen Plattformen großes Augenmerk gelegt werden.


Broadcast-Future: Herr Volkmer, vielen Dank, dass Sie sich Zeit genommen haben, uns zum Thema „Mediaberatung und Datenschutz“ so umfassend zu informieren.
Wir wünschen Ihnen und Projekt 29 alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

 

 

 


 

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