Den Überblick behalten

Stehen komplexe Aufgaben an, die unter Umständen noch mehrere Teammitglieder beanspruchen, kommt oft eine zentrale Frage auf: Wo fange ich nur an? Unsere beiden Checklisten zum Thema Projektmanagement helfen dir, die perfekte Herangehensweise an solche Arbeits-Berge zu finden.

Projekt – ja oder nein? 

Nicht jede Aufgabe ist den Aufwand und die Kosten wert, die ein ausführlicher Prozess zum Projektmanagement mit sich bringt. Deshalb sollte zunächst eine realistische Einschätzung erfolgen, welche Kapazitäten die Aufgabe beansprucht, und ob es sinnvoll ist, sie zu einem Projekt zu machen.

Die folgende Übersicht hilft dir bei dieser Entscheidung. Konkrete Fragen, zum Beispiel zur Komplexität, Personalaufwand und Finanzen, lassen deutlich erkennen, ob sich die Aufgabe als Projekt eignet. Fünf Häkchen bei "ja" sprechen für die Durchführung eines Projekts.

Checkliste "Projektteam"

• Ist die Aufgabe sehr komplex, sodass sie Einzelpersonen überfordern würde?
• Sollen mehrere Spezialisten aus unterschiedlichen Bereichen hinzugezogen werden?
• Sollen verschiedene Bereiche beteiligt werden, soll die vorhandene Kreativität ausgeschöpft werden?
• Handelt es sich um eine Aufgabe, die nicht regelmäßig wiederkehrt?
• Handelt es sich um eine umfangreiche Sonderaufgabe? (z.B. Umzug, Messeteilnahme, Durchführung von Events)
• Ist es eine Aufgabe mit Veränderungs- und Innovationscharakter? (z.B. neue Marktstrategien, neues Leitbild, Produktinnovationen)
• Steht ein begrenztes personelles und finanzielles Budget zur Verfügung?
• Ist die verfügbare Zeit für die Aufgabenlösung begrenzt?
• Ist die Aufgabe von hoher Aktualität?

Teamwork

Hast du dich für die Durchführung eines Projekts entschieden, geht es an die Verteilung der Aufgaben. Teamwork ist ein wesentlicher Baustein für den Erfolg eines Projektes. Jedes Teammitglied ist mitverantwortlich für das Projekt und sein Ergebnis. Legt gemeinsam im Team Spielregeln fest, damit die Zusammenarbeit konstruktiv und zielorientiert verläuft. Intensive Kommunikation mit allen Projektbeteiligten ist das A und O. Ein hohes Maß an Toleranz und Aufgeschlossenheit sowie Respekt und Vertrauen gegenüber den Teammitgliedern sollten immer vorhanden sein. 

Unsere Checkliste hilft dir dabei, dein Projektteam perfekt aufzustellen und damit sicherzustellen, dass du die richtigen Mitarbeiter:innen für die richtigen Aufgaben an der Hand hast.

Checkliste Teamwork

Jedes Teammitglied muss: 

• zuverlässig an den Teambesprechungen teilnehmen
• Informationen gut verwalten
• übernommene Teilaufgaben mit dem/der Projektleiter:in genau durchplanen
• eigene Termine in Abstimmung mit dem/der Projektleiter:in / mit anderen Teammitgliedern planen
• eigene Projektideen und Arbeitsergebnisse aktiv präsentieren

Kriterien eines erfolgreichen Projektteams:

• die Rollen und Zuständigkeiten im Team sind geklärt
• Teambesprechungen beginnen pünktlich
• es werden Pausenzeiten für die Teambesprechungen vereinbart
• es wird darauf geachtet, dass Störungen bei Teambesprechungen vermieden werden (keine Telefonate, Faxe oder andere Störquellen)
• aktives Zuhören – man lässt den anderen ausreden und hakt bei Verständigungsfragen nach
• gutes Kommunikationsverhalten - unterschiedliche Meinungen sind erwünscht und sollen geäußert werden
• Konflikte werden nicht verschleiert, sondern aufgedeckt und diskutiert
• Offenheit
• Freundlichkeit
• Kreativität - Flexibilität
• Teamgeist
• Kompromissbereitschaft
• Ausreichender Freiraum für den Einzelnen
• alle Teammitglieder haben die gleichen Rechte und Pflichten
• jeder im Team wird toleriert und akzeptiert, egal auf welcher Stufe er im Unternehmen steht
• Termine werden zuverlässig eingehalten
• Erfolge werden gemeinsam gefeiert