Das Problem der offenen Enden

Von "offenen Enden" spricht man in der Psychologie bei unerledigten Aufgaben, die wir im Hinterkopf haben und bald erledigt werden müssen. Jeder hat individuelle offene Enden: Der Rückruf eines Werbepartners, die E-Mail an den Kollegen, die Fertigstellung der Präsentation – eben ein Punkt auf der To-Do-Liste, der dir plötzlich wie ein Blitz in alle Glieder fährt oder etwas, das du auf keinen Fall vergessen darfst und an die du womöglich bis zur seiner Fertigstellung noch einige Male denkst. Solche unerledigten Aufgaben fallen uns meist genau dann ein, wenn wir sie gerade nicht erledigen können und uns eigentlich auf eine andere Angelegenheit fokussieren müssten. Der menschliche Impuls, offene Enden vervollständigen zu wollen, verbraucht Energie, indem wir uns immer wieder an die Aufgabe erinnern, eben solange, bis sie abgehakt ist. Diese Energie können wir jedoch an anderer Stelle dringend brauchen. 

Autor und Erfinder des Zeitmanagementkonzept "Getting Things Done" David Allen macht in diesem Zusammenhang auf einen ganz wesentlichen Grundsatz beim Erledigen von Aufgaben aufmerksam: die Kanalisierung der vielen unerledigten Dinge, die sich im Laufe des Tages anhäufen. Alle anfallenden Aufgaben müssen geordnet werden, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

Arbeiten mit dem Eingangskorb

Um mit diesen offenen Enden besser umgehen zu können, schlägt David Allen vor, alle anstehenden Erledigungen in einem "Eingangskorb" zu sammeln. Der Eingangskorb kann tatsächlich ein physischer Posteingangskorb sein, so wie ihn viele Leute auf dem Schreibtisch stehen haben. Auch ein Ordner auf deinem Computer oder in deinem E-Mail-Programm bietet sich an. Zwei Dinge sind bei hierbei besonders wichtig:

• Erstens solltest du alles erfassen, was dir über den Weg läuft und irgendeine Art von "Erledigung" verlangt – also das Erstellen einer Präsentation für den Werbekunden genauso wie das Schreiben einer Geburtstagskarte für den Kollegen. Alles, was nicht so ist, wie es sein soll (und auf das du einwirken kannst) ist ein potenzielles offenes Ende und gehört deshalb in den Eingangskorb.
• Zweitens solltest du die Zahl der Eingangskörbe so gering wie möglich halten. Die meisten Menschen machen sich Notizen über zu erledigende Aufgaben, sei es auf Post-its, in Outlook, in Notizbüchern oder auf dem Smartphone. Das Problem: To Do-Listen, die auf die unterschiedlichsten Orte und Medien verteilt sind, erschweren es unnötig, den Überblick zu behalten. Am Dilemma der offenen Enden ändert sich nämlich nichts, wenn wir zu viele Plätze haben, an denen sich zu erledigende Aktivitäten verstecken können. Die Verwaltung der vielen Eingangskörbe wird dann selbst zum offenen Ende, und wohin das führt, hast du oben gesehen.

Nimm dir etwas Zeit, um zu überlegen, welche Eingangskörbe sich für dich eignen und wie viele du wirklich brauchst. Bündele dann konsequent alle Aufgaben und Termine in diesen und entsorge all die vollgekritzelten Post-its und digitalen und analogen Notizzettel.

Damit hast du einen ersten wichtigen Schritt auf dem Weg zu besserem Zeitmanagement getan.