5 Tipps für effiziente Meetings

Teamrunden sind wichtig und notwendig, um interne Angelegenheiten zu besprechen, sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, Wissen weiterzugeben und können bei guter Durchführung die Arbeitsmoral und den Zusammenhalt stärken.

Wenn allerdings der Fokus fehlt, die Teilnehmer:innen nicht wissen, wozu sie am Meeting teilnehmen oder was die Ziele sind, können sich Meetings zu wahren Zeitschluckern entpuppen, bei denen gleichzeitig die Motivation und das Energielevel sinken.

„Zeit ist Geld“ ist eine allzu abgedroschene Phrase, hinter der sich allerdings eine wichtige Erkenntnis verbirgt: Einmal verlorene Zeit bekommen wir einfach nicht zurück. Während Geld skalierbar ist, hat unser Tag immer nur dieselben 24 Stunden – also ist Zeit unheimlich wertvoll.

Damit in Zukunft weniger Zeit und Energie verloren geht, kannst du die folgenden Meeting-Tipps zur Anwendung bringen.

1. Ziele definieren

Ein Meeting darf kein reiner Selbstzweck sein: Es sollte ein klarer Anlass bestehen, vor allem bei wiederkehrenden Teamrunden. Handelt es sich um ein wöchentliches Update? Oder um ein Meeting bezüglich eines speziellen Projektes?

Wenn die Ziele klar definiert sind, wissen alle Teilnehmer:innen, worauf sie sich konzentrieren müssen. Trägt etwas nicht zum Ziel des Meetings bei, hat es dort als Thema auch nichts verloren.

2. Teilnahme überdenken

Wer hat etwas zum Meeting-Thema beizutragen? Wer muss dabei sein, damit alle Informationen gebündelt und Aufgaben verteilt werden können?

Als aktive:r Teilnehmer:in musst du natürlich dabei sein. Wärst du nur passiv dabei, frage dich: Könntest du dich genauso gut im Nachhinein von einem der Teilnehmer:innen kurz updaten lassen, was besprochen wurde oder genügt es, wenn du dir danach das Meeting-Protokoll durchliest?

3. Agenda und Moderation

Wer effiziente Meetings ohne Zeitverlust abhalten möchte, braucht eine Agenda: Was muss besprochen und geklärt werden? Gerade bei wiederkehrenden Terminen und den Besprechungen von Fortschritten bei einem Projekt hilft eine Bullet-Liste oder das Protokoll der letzten Sitzung bei der Strukturierung des neuen Meetings.

Eine geeignete Person sollte die Moderation übernehmen, um dem Treffen Struktur zugeben und um die Zeit im Blick zu behalten: Schweift ein:e Teilnehmer:in vom Thema ab oder spricht Dinge aus im Moment nicht relevanten Bereichen an, kann man als ModeratorIn sanft eingreifen und den Austausch wieder in die richtige Bahn lenken.

Haben einzelne Teilnehmer:innen des Meetings Dinge untereinander zu besprechen, die für den Rest der Runde jedoch nicht relevant sind, sollten diese Themen separat zwischen den jeweiligen betroffenen Personen besprochen werden. So verlieren die restlichen Teilnehmer:innen beim Meeting nicht unnötig Zeit.

4. Aufgaben verteilen

 Du kennst solche oder ähnliche unklare Aussagen bestimmt auch: „Wir müssten mal…“, oder: „Jemand müsste das übernehmen.“ Gibt es neue Aufgaben, müssen diese konkret verteilt werden. Wenn sich kein Freiwilliger meldet, muss die Teamleitung dies übernehmen.

Neben der zu erledigenden Aufgabe mit Inhalten und Zielen sollte auch ein Zeithorizont festgelegt werden, zu dessen Ende die Aufgabe erledigt sein soll.

5. Protokollieren

Ein Meeting-Protokoll hört sich zuerst sehr angestaubt an, wirkt sich aber gleich in vielerlei Hinsicht positiv auf den Verlauf der nächsten Meetings aus:

• Die Aufgabenverteilung ist dokumentiert
• Zeithorizonte für Aufgaben sind festgehalten
• Teilnehmer:innen sehen auf einen Blick, was sie zu tun haben
• Protokoll des letzten Termins hilft beim Folgetermin

Egal, ob du für ein internes Meeting die wichtigsten besprochenen Punkte im Nachgang nochmal an alle Teilnehmer:innen mailst oder als Nachbereitung eines Kundentermins eine kleine E-Mail schreibst: So schaffst du Verbindlichkeit und alle Teilnehmer:innen bleiben im Fokus.

Eine Protokoll-E-Mail oder ein Tool zur internen Aufgaben-Verwaltung erleichtern es allen betroffenen Personen, ihren Aufgaben zielgerichtet nachzugehen und Zeit zu sparen.