3 wertvolle Tipps, wie du dein Zeitmanagement optimierst

Wie du dir selbst mehr Zeit verschaffen kannst, zeigen wir dir im folgenden Artikel.

 

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Mai. 2022

Wünschen wir uns nicht alle mehr Zeit? Um Dinge in Ruhe erledigen zu können, auch mal während all unserer ToDos in der Arbeit verschnaufen zu können, um näher rückenden Deadlines gestärkter entgegensehen zu können? Gar nicht so einfach, denn kaum ein Job ist in der heutigen Zeit noch entschleunigt. Wie du dir selbst mehr Zeit verschaffen kannst, zeigen wir dir jetzt.

Schneller, höher, weiter

Digitalisierung sei Dank kannst du mit deinen Kund:innen, Kolleg:innen oder sonstigen Ansprechpartner:innen in Echtzeit per Telefon oder Mail kommunizieren. Was früher noch ganze Wochen in Anspruch genommen hat, kann nun innerhalb weniger Tage gestemmt werden – was die allgemeine Erwartungshaltung verändert hat in Hinblick auf Deadlines und Lieferzeiten.

Neben unseren eigenen Erwartungen haben sich natürlich auch die Ansprüche an uns selbst geändert und an die Menge an Aufgaben, die in immer kürzerer Zeit erledigt werden müssen.

Höchste Zeit also, unsere Arbeitsweise zu überdenken und mit ein paar einfachen Gewohnheiten und Tricks die vorhandene Zeit ein bisschen besser zu nutzen.

Schritt 1: Konsequent priorisieren

Sicher kennst du das Gefühl: Vor lauter Aufgaben fehlt einfach der Überblick und man weiß kaum, wo man anfangen soll. Wer hier kein System hat, verzettelt sich schnell – deswegen ist der erste Schritt immer die Priorisierung der Aufgaben.

Vielleicht arbeitest du schon mit einem Aufgaben-Verwaltungstool, wenn nicht wird es höchste Zeit. Damit bekommst du einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben, wann welches Projekt abgeschlossen sein muss oder wer bis wann ein bestimmtes Ergebnis von dir sehen möchte. Wäge hier zuerst ab, welche Aufgaben am dringendsten sind.

Auch, wenn es eher die unliebsamen Dinge sind und du einer anderen Aufgabe viel lieber nachgehen würden, lohnt es sich hier, konsequent zu sein und zuerst das anzugehen, was auch zuerst fertig werden muss.

Kleine Aufgaben, die nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, lassen sich zwischen größere Arbeitsabschnitte „schieben“ – jedoch solltest du hier immer im Blick behalten, wie viel Zeit dir noch für die dringenderen Aufgaben bleibt.

Schritt 2: Ablenkungen vermeiden

Du kennst dich selbst am besten und weißt eigentlich genau, welche Dinge dich am meisten ablenken: Ist es das Nachrichten-Checken auf dem Handy, die Gespräche anderer Kolleg:innen auf dem Flur durch deine offene Büro-Tür, interne Anrufe von Kolleg:innen?

Wenn du phasenweise konzentrierter arbeiten musst, um voranzukommen, solltest du dir ein Umfeld schaffen, in dem das möglich ist. Kommuniziere intern, wann du für einen bestimmten Zeitraum nicht gestört werden möchtest. Leite wenn möglich dein Telefon um, packe dein Handy vom Schreibtisch und halte deinen Arbeitsplatz so ordentlich wie möglich.

Projekte, für die du volle Konzentration benötigst, legst du am besten in einen Tageszeitraum, der deinem eigenen Arbeitsrhythmus entgegenkommt. Hast du nach der Mittagspause ein typisches „Nachmittagstief“ lohnt es sich eher, wichtige Dinge auf den Vormittag zu legen, etc.

Schritt 3: Wie du mit verpassten Deadlines umgehst

Niemand ist perfekt – und nicht immer sind verpasste Deadlines eigenes Verschulden. Wichtig ist, dass du professionell damit umgehst. Kommt eine Anfrage rein, deren Bearbeitung länger dauert, gibst du der entsprechenden Person bei Erhalt der Mail kurz Bescheid, bis wann du dich zurückmelden wirst.

So sorgst du schon mal dafür, dass keine Nachfragen kommen, sollte die Bearbeitung länger dauern. Hast du einer entsprechenden Bearbeitung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zugesagt, stellst aber fest, dass du den Termin nicht einhalten kannst, ist das in den meisten Fällen nur halb so schlimm:

Wichtig ist, dass du deinem Gegenüber informierst und mitteilst, bis wann du stattdessen „liefern“ kannst. Verpasst du eine Deadline unbemerkt, hilft nur eins: Sich aufrichtig entschuldigen, sobald du es bemerkst oder darauf angesprochen wirst.

Niemand wird es dir auf Dauer übel nehmen – Dinge nicht zu schaffen oder auch mal zu vergessen ist nur menschlich.

Step by Step

Auch wenn sich die Arbeit mal wieder türmt: Du kommst nur voran, wenn du den ersten Schritt tust und dann alles Stück für Stück abarbeitest.

Und sei dir sicher: Es kommen immer neue Aufgaben nach. In ruhigeren Phasen kannst du das ein oder andere auch mal vorarbeiten – allerdings solltest du immer im Blick behalten, dass du als Arbeitskraft nicht mehr ausschöpfen kannst, als dein vorhandenes Potential hergibt.

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