Verkaufstipp

Professionell telefonieren – 7 einfache Tipps

Telefonieren ist eine Kunst für sich: Immerhin ist der Kontakt nicht unmittelbar, wie bei einem Termin vor Ort. Nicht jedem liegt das Telefonieren gleichermaßen – das gilt natürlich auch für Ihre Kund:innen. Mit diesen einfachen Tipps können Sie gut gewappnet in den nächsten Telefontermin gehen.
07. Dezember '21 | von Redaktion
Freepik © user14911468
Gestik und Mimik 

 

Ein gewinnendes Lächeln, eine entspannte Haltung beim Sitzen, ein fester Händedruck – bei einem Termin vor Ort gewinnen Ihre Kund:innen schon vom ersten Augenblick an einen bestimmten Eindruck von Ihnen. 

 

Gesten und Gesichtsregungen erfolgen meist unterbewusst und werden vom Gegenüber erwidert oder auch nicht – deutliche Zeichen, an denen Sie den Verlauf eines Gespräches ablesen und entsprechend reagieren können. 

 

Und am Telefon? Bleibt von alldem nur noch eins übrig: Ihre Stimme. Wer Sie als Ansprechpartner:in Ihres Senders noch nicht kennt, gewinnt somit den ersten Eindruck allein über das Gesagte und den Klang Ihrer Stimme. 

 

Was auf den ersten Blick als Nachteil scheint, können Sie durch ein paar einfache Tricks in einen Vorteil verwandeln, sodass ein Termin am Telefon genauso erfolgreich verlaufen kann, wie direkt bei Kund:innen in deren Geschäftsräumen oder bei Ihnen im Sender. 

1. Termin ausmachen 

 

Einfach anrufen und auf ein langes, gewinnbringendes Gespräch hoffen? Kann klappen, muss aber nicht. Genau wie für einen Termin vor Ort, sollten Sie für ein intensives Erstgespräch einen Termin vereinbaren. 

 

So überrumpeln Sie Ihre Kund:innen nicht und geben Ihnen Zeit, sich mit Fragen und Hintergrundinfos vorzubereiten. 

2. Vorbereitung 

 

Um es Ihrem Gegenüber leichter zu machen, können Sie wichtige Unterlagen, Links und Infomaterial vorab per E-Mail zusenden – natürlich, nachdem Sie Ihre Kund:innen vorab um Erlaubnis gefragt haben. 

 

Halten Sie die Informationen kurz und bündig und geben Sie am besten eine Lesedauer an: „Die Unterlagen, die ich Ihnen sende, können Sie innerhalb von 10 Minuten durchsehen – es wäre schön, wenn Sie sich hierfür die Zeit nehmen, damit wir beim Termin gleich loslegen können.“ 

 

Sie erstellen sich vorab am besten einen Leitfaden für das Gespräch mit allen wichtigen Punkten, die Sie klären möchten, mit allen relevanten Fragen und Eckdaten.

3. Haltung annehmen 

 

Bevor es losgeht, sollten Sie „Haltung annehmen“: Aufrecht sitzen (oder wenn möglich sogar stehen), entspannte Schultern, eine generell offene Körperhaltung – all das wirkt sich positiv auf Ihre Stimme und Ihre akustische Ausstrahlung aus. 

 

Die aufrechte Haltung gibt dem Brustkorb den nötigen Freiraum und Ihre Stimme kann sich besser entfalten – außerdem macht das aufrechte Sitzen auch etwas mit Ihrem Kopf: Sie nehmen eine starke Position ein, die sich durch Ihre Körper- auch auf Ihre Geisteshaltung überträgt.

4. Lächeln 

 

Auch, wenn Ihr Gegenüber Sie nicht sehen kann: Den Unterschied eines Lächelns hört man in jedem Falle deutlich. Machen Sie ruhig den Test und nehmen Sie Ihre Stimme mit dem Handy auf – einmal mit, einmal ohne Lächeln. 

 

Neben dem positiveren Klang Ihrer Stimme sorgt ein Lächeln (genau wie die aufrechte Haltung) auch gleichzeitig für eine positive Stimmung im Kopf und Sie gewinnen an Ausstrahlung.

 
5. Aufmerksamkeit signalisieren 

 

Sind Ihre Kund:innen gerade am Reden, sollten Sie sie natürlich nicht unterbrechen. Um Aufmerksamkeit zu signalisieren, können Sie hin und wieder ein zustimmendes „Mhm“ oder ein „Ich verstehe“ mit einbringen – so weiß Ihr Gegenüber, dass Sie noch in der Leitung sind und aufmerksam zuhören.

6. Notizen machen 

 

Es ist von großem Vorteil, sich während des Telefonats Notizen zu machen. Einerseits, um im Verlauf des Gespräches nicht den Faden zu verlieren und wichtige Fragen nicht zu vergessen, andererseits, um nach dem Gespräch das Besprochene nochmal zu reflektieren. 

 

So müssen Sie Ihre Gesprächspartner:innen auch nicht unterbrechen, sondern können einen Gedanken schriftlich festhalten, bis sich wieder eine Gelegenheit für Sie ergibt, zu reden und etwas zu fragen.

7. Nachbereitung 

 

Nach einem Termin können Sie sich am nächsten Tag nochmal bei Ihren Kund:innen melden – am besten mit einer E-Mail: Fassen Sie das Besprochene zusammen und erwähnen Sie, was nun die nächsten Schritte sind. 

 

Haben Sie noch Ideen besprochen oder interessante, weiterführende Informationen, können Sie diese der E-Mali beifügen. Erkundigen Sie sich außerdem nach offenen Fragen auf Kund:innenseite oder stellen Sie Fragen, die auf Ihrer Seite noch offen sind. 

 

Wenn man ein Gespräch erst Mal „sacken lassen“ konnte, besteht oft noch ein Bedarf, bestimmte Punkte nachzuschärfen. 

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Christian Wöstemeyer