Verkaufstipp

Zeitmanagement für Mediaberater Teil VI

Im letzten Teil der Serie lernen Sie, wie Sie Zeitfresser abwehren und sich besser konzentrieren.
21. Juni '13 | von Katharina Bösch

Sie kennen jetzt die fünf Schritte der Getting things done-Methode nach David Allen. Das System kann Ihnen den Arbeitsalltag deutlich erleichtern – wenn Sie es konsequent umsetzen. Damit Ihnen das gelingt, verraten wir Ihnen hier noch einige Tipps und Tricks, die Ihnen das tägliche Zeitmanagement einfach machen.

Digitale Helfer

Wenn sie ohnehin viel Zeit am PC oder in Begleitung Ihres Smartphones verbringen, liegt es nahe, Ihre Projekte und ToDo-Listen auch mit Hilfe dieser Geräte zu verwalten. Es gibt bereits eine Vielzahl von Programmen auf dem Markt, die darauf ausgerichtet sind, das Zeitmanagementsystem nach David Allen zu unterstützen. Deutschsprachige Gratissoftware wie Remember the milk, ThinkingRock oder JelloDashboard ermöglicht die Kategorisierung und Aufteilung von Projekten nach Allens System und sorgt dafür, dass Sie Ihre Listen im Smartphone immer dabei haben. Probieren Sie einfach aus, welches Programm Ihren Bedürfnissen am Besten entspricht.

Keine Chance für Zeitfresser

©DOC RABE Media - Fotolia.com
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Sie haben Ihre nächsten Schritte priorisiert und wissen, welche Aufgabe am wichtigsten ist? Gut! Jetzt müssen Sie sich aber auch daran halten – gar nicht so einfach, wenn neue E-Mails und Anfragen ständig für Ablenkung sorgen.  Wie oft geht es Ihnen so: Sie wollen eigentlich gerade ein Angebot für einen Kunden erstellen. Dann sehen Sie aber eine E-mail-Benachrichtigung auf ihrem Bildschirm aufblinken. Sie lesen die E-Mail sofort durch – es könnte ja wichtig sein. Dann kommt Ihr Kollege vorbei und hat Fragen zur Vorbereitung des Verkaufsmeetings …  und so geht es den ganzen Tag weiter. Am Ende sind Sie nicht dazu gekommen, das Angebot fertig zu machen, obwohl das ihre wichtigste Aufgabe gewesen wäre.
Da hilft nur Konsequenz. Deaktivieren Sie ihre automatische E-Mail-Benachrichtigung – es sei denn, sie warten dringend auf eine Nachricht, die sie sofort bearbeiten müssen. In der Regel wird das nicht der Fall sein. Checken Sie ihre E-mails dann zwei- oder dreimal am Tag in einem Aufwasch, anstatt wegen jeder neuen Nachricht ihre momentane Tätigkeit zu unterbrechen.
Was ist mit Kollegen, die in Ihr Büro kommen und etwas mit Ihnen besprechen wollen? Erklären Sie Ihnen freundlich, dass Sie gerade beschäftigt sind und bieten Sie einen anderen Zeitpunkt für das Gespräch an: „Ich arbeite gerade an X. Wie wäre es, wenn wir Y um 15:00 Uhr besprechen?“
Dadurch vermeiden Sie Unterbrechungen Ihrer Arbeit, ohne den Kollegen „abzuwimmeln“.
Um sich selbst immer wieder daran zu erinnern, ihre Aufgaben nach Priorität abzuarbeiten, nutzen Sie den Wecker-Trick: Stellen Sie sich einen Alarm in ihrem Smartphone ein, der einmal pro Stunde klingelt. Wenn Sie das Läuten hören, fragen Sie sich: Bearbeite ich wirklich gerade die wichtigste Aufgabe auf meiner Liste? Wenn das nicht der Fall ist, brechen sie ihre momentane Beschäftigung ab und kehren zur Nummer eins auf Ihrer Liste zurück.

Sorgen Sie für freie Sicht

Wie können Sie Ihren Arbeitsplatz so einrichten, dass Sie Ihre nächsten Schritte möglichst effektiv abarbeiten können? Zeitmanagement-Profi David Tighe empfiehlt: Sorgen Sie für eine Arbeitsumgebung, die ihnen hilft, alles auszublenden außer der Aufgabe, an der Sie jetzt gerade arbeiten.
Dazu legen sie auf Ihren Schreibtisch nur das Material, das sie für die aktuelle Aufgabe benötigen.     Alle anderen Projekte und Ordner platzieren Sie außerhalb des Blickfelds – beispielsweise in einem Regal hinter Ihrem Schreibtisch. Der Bildschirmschoner und das Hintergrundbild Ihres PCs oder Laptops sollten einfarbig sein und nicht zum Tagträumen verleiten. Persönliche Gegenstände wie Fotos bringen Sie am Besten ebenfalls so außer Sichtweite unter.
Wenn sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, entfernen Sie das entsprechende Material sowohl virtuell vom Desktop als auch real vom Schreibtisch. So können Sie all Ihre Aufmerksamkeit dem nächsten Projekt widmen, ohne vom Vorhergehenden abgelenkt zu werden.

Seien Sie nicht zu streng mit sich!

Auch wenn Sie es nicht immer schaffen, die Methode streng einzuhalten: Machen Sie sich keine Vorwürfe, das dämpft Ihre Motivation nur noch weiter. Beginnen Sie stattdessen erneut und nehmen Sie bewusst wahr, wie das System ihren Arbeitsalltag positiv verändert und ihr Stresslevel senkt. Je positiver die Veränderung, desto größer wird ihre Motivation sein, auch in Zukunft an dem System festzuhalten und es regelmäßig zu pflegen.

 

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