Verkaufstipp

Zeitmanagement für Mediaberater Teil IV

Wie Sie Aufgaben übersichtlich einteilen und zuverlässig aktualisieren.
31. Mai '13 | von Katharina Bösch

Im letzten Teil unserer Serie haben Sie gelernt, alle anfallenden Aufgaben in drei Kategorien zu ordnen:

  1. Eine Liste aktueller Projekte (alles, was mehr als einen nächsten Handlungsschritt erfordert)
  2. Eine Liste mit nächsten Handlungsschritten, die zu den jeweiligen Projekten zu erledigen sind, also Ihre eigentliche To Do-Liste
  3. Eine Ablage, also einen Platz für Referenzmaterialien. Zweckmäßigerweise sortieren Sie diese nach Projekten.

So gliedern Sie Ihre To Do-Liste

Die einzelnen Handlungsschritte auf Liste Nr. 2 müssen jetzt noch nach Fälligkeit und Art der Aufgabe gordnet werden. Manche sind konkrete Termine, die zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt fällig sind (z.B.: „Meeting mit dem Verkaufsleiter, Mittwoch 10 Uhr“). Andere Dinge wollen Sie irgendwann erledigen, sobald Sie dafür Zeit haben (z.B.: “ Layout der Kundenpräsentation verbessern“). Für einige Aufgaben müssen Sie vielleicht noch auf Vorarbeit von anderen warten, ohne die Sie nicht anfangen können (z.B.: Der Servicetechniker muss erst den Drucker reparieren, bevor Sie ein Angebot ausdrucken können.) Wieder andere Vorhaben können Sie nur in einer bestimmten Situation erledigen — beispielsweise können Sie Milch eben nur im Supermarkt kaufen, nicht beim Kundentermin.

Damit Sie angesichts dieser unterschiedlichen Arten von Aufgaben den Überblick behalten, sollten Sie sie folgendermaßen aufteilen:

Zeitabhängige Aufgaben

  • Termine mit bestimmter Uhrzeit (Meeting mit dem Verkaufsleiter, Mittwoch 10 Uhr)
  • Aufgaben mit bestimmtem Fälligkeitsdatum

Zeitunabhängige Aufgaben

  • „Irgendwann“-Aufgaben
  • „Warten auf“- Aufgaben
  • Situationsgebundene Aufgaben (z.B. "Im Supermarkt")

Wichtig ist, dass Sie diese Teillisten gemeinsam an einem Ort aufbewahren, auf den Sie immer schnell zugreifen und sich eine Übersicht verschaffen können. Damit Sie diese Informationen stets zur Hand haben, empfiehlt sich ein Organizer, egal ob in Papierform, auf dem Tablet oder Smartphone.

Was gehört in meinen Kalender?

©iStock.com/Troels Graugaard
©iStock.com/Troels Graugaard

In den Kalender gehören nur zeitabhängige Aufgaben — also alles, was zu einer bestimmten Uhrzeit fällig ist, oder an einem bestimmten Tag.
Wenn eine Aufgabe nicht unbedingt an diesem Tag erledigt werden muss, bleibt sie auf der entsprechenden „zeitunabhängigen“ Liste. Diese kann man immer zur Hand nehmen, wenn man gerade etwas Zeit zur Verfügung hat, und einen oder mehrere Punkte darauf abarbeiten.
Das ist ungewohnt für alle, die bisher „klassische“ To Do-Listen für einzelne Tage geschrieben haben, die alles enthielten, was man an diesem Tag erledigen wollte – unabhängig davon, ob dieser Tag wirklich der einzig mögliche Termin zur Erledigung war. David Allen rät davon entschieden ab. Seine Erfahrung: Was nicht dringend an einem bestimmten Tag erledigt werden muss, schieben wir oft von Tag zu Tag, weil eben doch etwas dazwischen kommt. So verschwenden wir nur Zeit damit, ständig neue To Do-Listen für den nächsten Tag zu schreiben – und uns schuldig zu fühlen, weil wir unser „Soll“ wieder nicht erfüllt haben.

Wichtig: Die wöchentliche Aktualisierung

Im nächsten Schritt gilt es, diese Listen regelmäßig durchzusehen und zu aktualisieren. Dazu gehört natürlich auch das Durchsehen des Kalenders und das Überprüfen aller eingetragenen Termine. Regelmäßig heißt hierbei: Mindestens ein Mal pro Woche. Ein fester Termin im Kalender hilft Ihnen dabei, diese Gewohnheit zu etablieren.

Nur wenn Sie das regelmäßig tun, wird Ihr Unterbewusstsein sich darauf verlassen, dass nichts verloren geht. Das ist wichtig, damit Sie nicht doch insgeheim ständig damit beschäftigt sind, an all die wichtigen und dringlichen Dinge zu denken, die noch auf Erledigung warten. Nur wenn Sie lernen, sich auf Ihr System zu verlassen, bekommen Sie den Kopf frei!

Das "Ab in den Urlaub"-Gefühl

David Allen vergleicht diesen Zustand gern mit dem letzten Tag vor dem Urlaub. Denken Sie doch einmal an das Gefühl, mit dem Sie an diesem Tag das Büro verlassen: Alles ist erledigt, was in den nächsten 2-3 Wochen fällig wäre, alle eventuellen Dringlichkeiten sind an jemanden delegiert, der sich sicher drum kümmert, und der Schreibtisch ist ordentlich aufgeräumt. Wie wäre es, dieses Gefühl jede Woche zu haben? Genau das ermöglicht Ihnen die wöchentliche Aktualisierung Ihrer Termine und Aufgaben.

In Teil 5 unserer Serie zum Zeitmanagement widmen wir uns um die effektive Erledigung der festgelegten Ziele und Aufgaben.

 

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