Besser organisieren

Zeitmanagement für Mediaberater Teil III

In diesem Teil lernen Sie, wie Sie anfallende Aufgaben sinnvoll sichten und organisieren.
06. Mai '13 | von Katharina Bösch

In Teil 1 unserer Serie haben wir die Grundlagen des Getting Things Done-Systems und die fünf Schritte zu dessen Umsetzung dargestellt. Schritt 1, das Sammeln aller anfallenden Dinge in den Eingangskörben, wurde in Teil 2 beschrieben.

Die nächsten beiden Schritte des Systems bestehen nun in der Durcharbeitung und Organisation des gesammelten Materials. Dazu sichten Sie zuerst den Inhalt Ihrer Eingangskörbe und identifizieren und entsorgen alles Unnötige (Spam-Emails, Werbebriefe, die für Sie nicht von Interesse sind etc.).

Das verbleibende Material teilen Sie anschließend in drei Kategorien auf:

  1. Aktuelle Projekte
  2. Nächste Schritte
  3. Referenzmaterial

Um festzustellen, in welche Kategorie eine bestimmte Sache gehört, fragen Sie sich zunächst:

Verlangt die Angelegenheit eine Handlung von mir?

  • Lautet die Antwort ja, dann fällt die Angelegenheit entweder unter „aktuelle Projekte“ oder unter „nächste Schritte“.
  • Lautet die Antwort nein, dann handelt es sich bei den Unterlagen um Referenzmaterial, das Sie als Informationsgrundlage oder als ergänzendes Wissen so ablegen sollten, dass Sie bei Bedarf leicht darauf zugreifen können.
Zeitmanagement für Mediaberater © dimedrol68 - Fotolia.com
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Aktuelle Projekte und nächste Schritte

Die nächsten Schritte, im englischen Original "action steps" genannt, stellen ganz konkrete ausführbare Handlungen dar. Aktuelle Projekte sind dagegen alle Vorhaben, die aus mehr als einem dieser Handlungsschritte bestehen.

Wenn Sie beispielsweise einen bestimmten Werbekunden gewinnen wollen, ist das schon ein Projekt, welches beispielsweise aus folgenden nächsten Schritten bestehen könnte:

  1. Website des potenziellen Kunden studieren
  2. Entscheider ausfindig machen
  3. Konkurrenten analysieren
  4. anrufen, um einen Termin zu vereinbaren
  5. usw. ...

 

Warum die Unterscheidung in Projekte und nächste Schritte wichtig ist?

Erst das Herunterbrechen auf diese kleinsten Einheiten führt zur konkreten Aktivität. Wenn Sie sich bisher nur "Kunde XY gewinnen" aufgeschrieben haben, haben Sie dieses Zerlegen in Teilschritte natürlich auch bisher schon praktiziert – allerdings nur in Ihrem Kopf. Dadurch haben Sie jedoch vermutlich den Job schon ein paar Mal vor sich her geschoben und sich mehrmals überlegt, wie Sie die Sache am besten angehen. Letztendlich haben Sie das Projekt an irgendeinem Punkt wieder mal ein paar Tage liegen lassen.z

Das alles lässt sich vermeiden, wenn man ein Projekt schriftlich in einzelne Häppchen aufteilt und diese konkret plant und ausführt.

Wenn Sie das Material in Ihrem Eingangskorb nach diesen Vorgaben durchgearbeitet und organisiert haben, erhalten Sie:

  1. Eine Liste aktueller Projekte (alles, was mehr als einen nächsten Handlungsschritt erfordert)
  2. Eine Liste mit nächsten Handlungsschritten, die zu den jeweiligen Projekten zu erledigen sind, also ihre eigentliche ToDo-Liste
  3. Eine Ablage, also einen Platz für Referenzmaterialien. Zweckmäßigerweise organisieren Sie diese parallel zu den jeweiligen Projekten.


Nichts zurücklegen!

Eine eiserne Regel ist hierbei sehr hilfreich: Was einmal aus dem Eingangskorb herausgenommen wurde, kommt nicht mehr in diesen zurück!

Wenn Sie das System so aufgesetzt haben, dass es für Sie passt, gibt es einen anderen, richtigen Platz für das Material.

Zusätzlich gilt weiterhin die schon beschriebene 2-Minuten-Regel: Alles, was weniger als 2 Minuten Ihrer Zeit beansprucht, wird sofort erledigt und landet gar nicht erst auf einer der Listen.

Mit Schritt 4, der regelmäßigen Pflege und Aktualisierung der Aufgaben, beschäftigen wir uns im nächsten Teil der Serie.

Hier gehts zu Teil 1 und Teil 2 unserer Serie.

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