Besser organisieren

Zeitmanagement für Mediaberater, Teil II

Die offenen Enden und der Eingangskorb
29. April '13 | von Conny Schmidmeier

Im ersten Teil unserer Serie haben wir Ihnen das Zeitmanagementkonzept "Getting Things Done" von David Allen und die fünf Schritte zu dessen Umsetzung vorgestellt. Im Folgenden wird Schritt 1 des Systems näher erläutert – das Erfassen aller Aufgaben in einem „Eingangskorb“.

zeitmanagement ©istock.com/ivan Bajic
©istock.com/ivan Bajic

Das Problem der offenen Enden

Ein wesentlicher Grundsatz  hinter der Idee von "Getting Things Done" ist die Kanalisierung der vielen unerledigten Dinge, die sich im Laufe des Tages anhäufen. Der Rückruf eines Werbepartners, die E-Mail an den Kollegen, die Fertigstellung der Präsentation – alle anfallenden Aufgaben müssen geordnet werden, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

In der Psychologie spricht man bei diesen Aufgaben von den sogenannten "offenen Enden". So kennt die Gestaltpsychologie den menschlichen Impuls, offene Enden zu vervollständigen. Dieser Impuls, sofern ihm nicht nachgegeben werden kann, verbraucht Energie, die wir an anderer Stelle dringend brauchen können. Sie kennen wahrscheinlich Ihre individuellen offenen Enden: Eine noch zu erledigende Aufgabe, die Ihnen plötzlich wie ein Blitz in alle Glieder fährt oder auch Dinge, die Sie auf keinen Fall vergessen dürfen und an die sie womöglich bis zur ihrer Fertigstellung noch einige Male denken. Solche unerledigte To Dos fallen uns meist genau dann ein, wenn wir sie gerade nicht erledigen können und uns eigentlich auf eine andere Angelegenheit fokussieren müssten. Das kostet unnötig Energie, ist frustrierend und stört unsere Konzentration.

Arbeiten mit dem Eingangskorb

Um mit diesen offenen Enden besser umgehen zu können, schlägt David Allen vor, alle anstehenden Erledigungen in einem "Eingangskorb" zu sammeln. Bei Allen ist der Eingangskorb tatsächlich ein physischer Posteingangskorb, so wie ihn viele Leute auf dem Schreibtisch stehen haben. Natürlich gibt es bei den meisten zumindest einen weiteren Eingangskorb, nämlich den Posteingang in ihrem jeweiligen E-mail-Programm. Zwei Dinge sind bei diesem Arbeitsschritt besonders wichtig:

  • Erstens, dass Sie wirklich alles erfassen, was Ihnen über den Weg läuft und irgendeine Art von "Erledigung" verlangt – also das Erstellen einer Präsentation für den Werbekunden genauso wie das Schreiben einer Geburtstagskarte für den Kollegen. Alles, was nicht so ist, wie es sein soll (und auf das Sie einwirken können) ist ein potenzielles offenes Ende und gehört deshalb in den Eingangskorb.
  • Zweitens, dass Sie die Zahl der Eingangskörbe so gering wie möglich halten. Die meisten Menschen machen sich Notizen über zu erledigende Aufgaben, sei es auf Post-its, in Outlook, in Notizbüchern oder auf dem Smartphone. Das Problem: To Do-Listen, die auf die unterschiedlichsten Orte und Medien verteilt sind, erschweren es unnötig, den Überblick zu behalten. Am Dilemma der offenen Enden ändert sich nämlich nichts, wenn wir zu viele Plätze haben, an denen sich zu erledigende Aktivitäten verstecken können. Die Verwaltung der vielen Eingangskörbe wird dann selbst zum offenen Ende, und wohin das führt, haben Sie oben gesehen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu überlegen, welche Eingangskörbe sich für Sie eignen und wie viele Sie wirklich brauchen. Bündeln Sie dann konsequent alle Aufgaben und Termine in diesen und entsorgen Sie all die vollgekritzelten Post-its und digitalen und analogen Notizzettel.

Damit haben Sie einen ersten wichtigen Schritt auf dem Weg zu besserem Zeitmanagement getan. Wie Sie mit dem Material in den Eingangskörben weiter verfahren, lesen Sie im nächsten Teil unserer Reihe.

<< Teil 1

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