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Zeitmanagement für Mediaberater, Teil I

"Getting Things Done"– Die Grundlagen
24. April '13 | von Katharina Bösch
Zeitmanagement © Aamon - Fotolia.com
© Aamon - Fotolia.com

Welcher Mediaberater kennt das nicht aus seinem Arbeitsalltag: Viel zu viel um die Ohren, tausend Dinge, die erledigt werden sollten und permanenter Druck. Da werden Entscheidungen von den Kunden immer weiter nach hinten geschoben, vor allem, wenn es um Werbe-Investitionen geht, und mit der Unsicherheit steigt der Stresspegel. Wenn diese Entscheidungen dann aber einmal gefallen sind, soll alles in Nullkommanix geplant, produziert und auch schon geschaltet sein – was den alltäglichen Zeitdruck noch verschärft. Um auch in solchen heißen Phasen den Überblick zu behalten, zahlt es sich aus, rechtzeitig über die eigene Produktivität nachzudenken, über Arbeitsweisen und Instrumente, über das eigene Zeitmanagement. Welche Systeme und Instrumente können für Klarheit, Übersicht und effektiveres Arbeiten sorgen? Wie bekommt man den Kopf frei von all den belastenden Dingen, die man noch erledigen müsste? Und was kann man tun, um sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren und sie effektiv zu bearbeiten?

Zu den verbreitetsten Methoden des Zeitmanagements gehört "Getting Things Done", abgekürzt GTD, das wir in den kommenden Wochen in dieser Artikelserie vorstellen werden.

Weiterführende Links:

www.gtdtimes.com

Eine bewährte Methode zur Steigerung der Effektivität

GTD wurde vom Amerikaner David Allen entwickelt, einem Experten für Arbeitsmethoden und Effektivitätstechniken, und ist inzwischen zu einer weltweiten Bewegung geworden. Es gibt unzählige Ableger, Varianten, Schulungen und vor allem jede Menge Softwaretools, die sich an der GTD-Philosophie orientieren. GTD ist aus einer sehr pragmatischen Herangehensweise heraus entstanden und lässt sich deshalb leicht in den Arbeitsalltag integrieren. Die Methode zur Selbstorganisation und zur Steigerung der eigenen Effektivität wird seit inzwischen ca. 20 Jahren vor allem von Menschen genutzt, die viel mit dem Kopf und am Schreibtisch arbeiten. Gerade wer in der Medien- und Werbewelt zu tun hat, kann von diesen Techniken, Tools und den Grundprinzipien profitieren.

Das System

Die Grundstruktur von GTD besteht aus insgesamt 5 Stufen:

  1. Alle Aufgaben erfassen, die nach "Erledigung" verlangen
  2. Die erfassten Materialien und Aufgaben durcharbeiten, sie also nach Themengebieten ordnen
  3. Die Aufgaben der verschiedenen Themengebiete organisieren, d.h Termine in den Kalender schreiben, Aufgaben in die ToDo-Listen schreiben, Referenzmaterial in die (richtige) Ablage abheften und vor allem NICHTS zurück in den Eingangskorb verlagern.
  4. Regelmäßig, zum Beispiel einmal pro Woche, alles durchsehen und aktualisieren. Also alle ToDo-Listen (haben Sie mehrere ?), den Kalender und die wichtigsten Ablage-Plätze auf den neuesten Stand bringen
  5. Erledigen der Aufgaben, Pflichten und ToDos.

Die zwei-Minuten-Regel

Vielleicht denken Sie jetzt: "Bevor ich das ganze Zeug aufschreibe und so viel Zeit mit der Planung vertrödele, hab ich's doch längst gemacht!" Recht haben Sie – zumindest bei den Dingen, die Sie in weniger als zwei Minuten erledigen können. Genau das besagt die berühmte "2-Minuten-Regel" von GTD. Alles, was Ihnen einfällt und eine nächste Handlung, einen nächsten Schritt verlangt, der weniger als 2 Minuten Ihrer Zeit braucht, wird sofort erledigt – und nirgends aufgeschrieben, abgelegt, geplant oder sonstwie in die Zukunft verlagert. In 2 Minuten kann man schnell mal eine Email beantworten, sogar manche Anrufe dauern nicht länger. Natürlich müssen Sie die Zeit nicht mitstoppen. Aber vielleicht ist das doch mal ganz sinnvoll, damit Sie ein Gefühl für diese Zeitspanne bekommen. Bei allen Aufgaben, die länger dauern, lohnt es sich, sie in die 5-stufige Planung einzubeziehen.

Im nächsten Artikel erläutern wir, wie sie Stufe 1 am Besten angehen. Außerdem erfahren Sie, warum "offene Enden", also unerledigte Dinge, an die wir noch denken müssen, die wir nicht versäumen dürfen, oder die sonst irgendwie unsere Aufmerksamkeit verlangen, uns viel zu viel Energie kosten und wie wir unser Gehirn von dieser Belastung befreien können.

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Markus Cord